Peeters Technical Solutions is een jong dynamisch bedrijf, opgericht in 2016. Wij ontwikkelen voornamelijk producten in de industriële en agrarische industrie welke internationaal worden toegepast! Wegens enorme groei zijn wij op zoek naar jou om ons team te komen versterken als Office Manager.
Als office manager ontzorg jij het management maximaal onder andere op het gebied van administratie, agendabeheer en ontvangen van bezoek. Jij bent een spin in het web en het eerste aanspreekpunt voor derden bij bezoek, telefoon of post en collega’s kunnen bij jou terecht voor allerlei vragen die jij vervolgens met beide handen aanpakt. Daarnaast ontferm je je over een tijdige en juiste verwerking van de administratie zodat o.a. factureringen, pakbonnen, betalingen en rapportages binnen de gemaakte afspraken verwerkt worden. Tot slot stuur jij de facilitaire werkzaamheden op het kantoor aan.
Werkzaamheden
Management ondersteuning
- Ontzorgen van de directeur en de bedrijfsleider bij allerlei taken, waaronder:
- Opstellen van brieven en andere interne communicatie zaken;
- Voorbereiden van vergaderingen en notuleren tijdens de vergaderingen;
- Uitvoeren van subsidieaanvragen;
- Het generen van verschillende managementrapportages;
- Agendabeheer voor de directeur en accountmanager waaronder het plannen van afspraken en vergaderingen;
- Het beheren van de info- en administratie-mailbox;
- Eerste aanspreekpunt voor externen bijvoorbeeld bij fysieke bezoeken, aannemen telefoon, bedrijfswhatsapp, beantwoorden of doorzetten mails, sorteren en doorzetten van ontvangen post;
- Je bent verantwoordelijk voor een goed georganiseerde algemene mailbox;
- Je zorgt voor een tijdige en correcte opvolging van de inkomende communicatie (mail, telefoon etc.), zet deze eventueel uit bij desbetreffende collega en informeert de andere partij.
- Eerste aanspreekpunt voor collega’s omtrent allerlei voorkomende ondersteunende (HR) zaken en/of zorgen dat deze worden neergelegd bij de juiste persoon en dit terugkoppelen;
- Organiseren vergaderingen en/of events/bijeenkomsten;
- Uitvoeren marketinguitingen in opdracht van de bedrijfsleider;
- Je bent aanwezig bij het maandoverleg en notuleert deze.
Administratie
- Documenteren en archiveren van (belangrijke) formulieren en informatie;
- Je verzorgt en verwerkt HR-gerelateerde werkzaamheden op administratief gebied, waaronder:
- Km/uren registratie;
- Declaraties;
- Registreren van opleidingen en trainingen;
- Het administratief bijhouden en updaten van personeelsdossiers incl. contracten;
- Verzuim en vakantiedagen;
- Bonus/beloningsregistratie;
- Het verwerken van de verlofaanvragen in Syntess.
- Je boekt de inkoopkosten/pakbonnen/facturen juist en correct in (en afwijkingen signaleren en doorgeven);
- Het opstellen van vacatureteksten en coördineren van sollicitatieprocedures;
- Het opvolgen van correcties van verkoopfacturen/btw;
- Je zorgt dat de juiste klantgegevens in Syntess staan in samenspraak met de accountmanager, jij bent hierin eindverantwoordelijk;
- Je verwerkt binnenkomende post zelfstandig, brieven van de belastingdienst stuur je digitaal naar de directeur en fiscalist.
Facilitair
- Inkopen en bijhouden voorraad kantoorartikelen/kleding en andere facilitaire zaken;
- Het verwerken van pakketstromen binnen PTS;
- Je neemt verantwoordelijkheid dat het gebouw van PTS er altijd netjes uitziet en onderneemt proactief actie als dat niet zo is;
- Het aanspreekpunt van het schoonmaakbedrijf.
Algemeen
- Je bent grondig en controleert de eigen werkzaamheden;
- Je zorgt ervoor dat alle uitgaande pakketten op de juiste wijze verzonden worden;
- Je bent op de hoogte van wat er speelt in de organisatie en kunt daarop inspelen;
- Je werkt ordelijk en overzichtelijk;
- Je helpt collega’s ook zonder dat ze erom vragen;
- Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
- Je komt afspraken en beloften na;
- Je begint uit jezelf en wacht niet af;
- Je ziet het wanneer zaken blijven liggen / ziet proactief werk liggen en pakt dit op.
